【知っておくと便利！】議事録を作成する際のコツ

意外と手間も時間もかかる議事録作成。でも、ちょっとした書き方のコツを覚えておくと、議事録の作成時間や作業負担を減らせます。議事録・会議録の作成にお悩みに方は、ぜひ参考にされてみてください。

議事録を文字起こし(テープ起こし)からスムーズ作成

自治体、企業、大学などのほか、あらゆる分野の各種団体で、規模の大小はあっても会議は必ず行われるものといえます。勤務先でこれから定期的に議事録を作成することになった、あるいは上司から突然、会議録を作成するよう指示された、そんなときに役立つ情報をご提供します。

議事録作成のコツ

議事録の書式について

議事録の書式については、職場等で定型のフォーマットがあったり、そこまできっちりしたものはなくても、過去の議事録をベースにして書式を踏襲していることもあるでしょう。

初めて議事録をオリジナルで作成する場合は、下記のような基本項目は入れるようにしましょう。必要に応じて項目を追加したり、逆に減らしたりしてください。

基本項目

• 会議名
• 日時
• 場所
• 参加者(欠席者)
• 議題

また、文字起こしして各発言をすべて記録する形式ではなく、要約した内容を記す場合は、基本項目の後に以下のような項目を記します。

要約内容の項目

• 決定事項
• 議論内容
• 懸案事項
• 備考

コツとしては、会議全体の内容をダラダラと書かずに、上記のような項目に分けて完結にまとめます。できれば、箇条書きを用いたりして、読みやすく、わかりやすく書くようにします。

発言者を聞き分けするコツ

会議を文字起こしして各発言をすべて記録するときに、難しいとよくいわれるのが、発言者の聞き分けです。

参加者3～4人くらいまでの小会議なら問題ないことが多いでしょう。5人以上あたりから、聞き分けが難しくなります。また、会議参加者が顔見知りの職場の人たちなら、日頃やから声を聞いているのでわかりやすいですが、知らない人がふえるほど難しくなります。

発言者を聞き分けるコツとしては、以下のような方法があります。1番目や2番目をしっかり行うことが可能なら、発言者の聞き分けの問題はだいぶなくなります。しかし、実際には無理なことも多いので、そのときは3～6番目の方法で聞き分け精度を高めていきましょう。

1. 会議前に、各発言者は名乗ってから発言するようルールを決める。
2. 司会役がいるなら、発言を振るときに名前を言って指名してもらう。
3. 会議中、「部長→社長→鈴木→山田」というように発言順をメモしておく。
4. 文字起こしを始める前に、参加者名簿や簡単なプロフィールを調べておく。
5. 文字起こししながら、各発言者の声や話し方の特徴をメモしておく。
6. 文字起こししながら、各発言者が最初に登場する時間をメモしておく。作業中に誰の声か確認したくなったときに便利。

発言を文字起こしするときのコツ

不明箇所への対応の仕方

会議を文字起こしを始めてみめと、録音状態や話者の話し方にもよりますが、聞き取りづらい箇所がときどき出てきます。どうしても、聞き取りづらい箇所は何度も繰り返し聞くことになります。また、わからない言葉はネット検索で調べたりします。

しかし、繰り返し聞いたり、ネット検索するのは、あまりにもこだわりすぎると作業が止まってばかりで先に進まないことがあります。また、文字起こしは基本的に根気がいる作業なので、いつまでたっても進まないと嫌気がさしてくるものです。

ですから、不明箇所は伏字にしてタイムスタンプを記し、なるべく先を進めるようにします。そして、文字起こしが一通り終わったら、あらためて聞き直したり、ネット検索したりするようにしましょう。こうすることで、作業効率がよくなりますし、ストレスも少し減ります。

時間をおいて再確認してみる

不明箇所を後であらためて確認するというのは、作業効率だけでなく、もう一つメリットがあります。

聞き取れない箇所というのは、時間をおいて聞き直してみると、けっこう聞き取れたりすることが多いのです。

「耳が慣れる」と言う人もいますが、プロの文字起こしライターでも「なんでこれが聞き取れなかったんだろう」と苦笑することがありますね。

各発言の書き方(起こし方)について

会議の発言を文章化するときの書き方についてご説明します。音声を文字化する際の起こしの仕方には、ケバ取り、逐語起こし(素起こし)、整文(リライト)の３種類があります。

ケバ取りは、話し言葉にありがちな「あー」「えー」など、発言内容と関係ない言葉・声を取り除くことをいいます。会議の文字起こしでは、このケバ取りまで行うケースが多いです。

逐語起こし(素起こし)は、ケバ取りをしないで聞こえた通り正確にテキスト化する起こし方です。会話分析や法廷提出用の文字起こしで行われることがあります。正確な反面、読みづらくなるので、会議の文字起こしではあまり用いられません。

整文は、ケバ取りした文章を、さらに読みやすくする起こし方です。読みやすくはなりますが、発言のニュアンスが変わってしまうこともあります。どこまで整文するかにもよりますが、議事録ではあまりしない印象があります。

当事務所でも文字起こしをお受けしております

以上、会議の文字起こしから議事録を作成するコツについてご紹介しました。これから議事録作成をされる方は、ご参考にされてみてください。

でも、お忙しい方や、職場のスタッフに余裕がない場合は、会議の文字起こしを外注することも検討されてみてください。

当事務所は、文字起こしに30年以上携わる専門オフィスになります。ご用命がありましたら、いつでもお問い合せください。リアルの会議はもちろん、WEB会議の文字起こしにも対応しております。

また、当事務所の文字起こしサービスについては、以下の各ページを見られるように案内しておりますので、よろしければぜひご覧いただけますようお願いいたします。