音声・文字データの保存期間は「業務完了後すぐ削除」から「一定期間保管」まで業者ごとに異なります。研究・医療・個人情報を含む案件では、保存期間・削除方法・証跡の有無を事前確認することが不可欠です。
本記事では、安全な文字起こし依頼のための保存・削除ルールを具体的に解説します。
目次
音声・文字データの保存期間はなぜ重要なのか？
文字起こしを依頼すると、以下のデータが発生します。
- 元の音声・動画データ
- 作業中の中間ファイル
- 納品用テキストデータ
- バックアップデータ
特に、以下を含む場合は慎重な管理が必要です。
- 研究インタビュー音声
- 患者情報を含む医療データ
- 企業の未公開情報
- 個人情報
保存期間が曖昧な業者に依頼すると、情報漏えいリスクが長期化する可能性があります。
一般的な保存期間の目安
文字起こし業界では、保存ポリシーは主に3タイプに分かれます。
① 納品後即時削除型
- 納品完了後、数日以内に削除
- 高機密案件向け
- 再修正対応期間が短い
② 一定期間保管型（30日～90日）
- 修正依頼に対応可能
- 一般的な研究案件で多い
- 期間終了後自動削除
③ 長期保管型
- 継続契約・定期案件向け
- 研究プロジェクト単位で管理
研究・医療用途では、「削除日が明示されているか」が重要です。
保存期間を決める際のチェックポイント
【1】 個人情報の有無
匿名化されていない音声は特に注意。
【2】 倫理審査（IRB）との整合性
研究機関では、研究計画書と整合している必要があります。
【3】 契約書・NDAの内容
削除義務の明記があるか確認。
【4】 再修正の可能性
修正期間を確保したい場合は、一定期間の保管が合理的。
削除ルールで確認すべき事項
以下は依頼前に確認すべき重要項目です。
- 削除タイミング（納品後○日など）
- 手動削除依頼が可能か
- バックアップも完全削除されるか
- 削除証明の発行可否
- 作業者端末への保存制限
安全な削除体制とは？
信頼できる業者の特徴：
- アクセス権限管理の徹底
- 暗号化通信（SSL/TLS）
- 作業端末制限
- ログ管理
- 定期的なデータ消去
研究・医療用途で推奨される運用例
| 項目 | 推奨対応 |
|---|---|
| 保存期間 | 30日以内 |
| 修正対応 | 期間内のみ |
| 削除方法 | 完全消去＋バックアップ削除 |
| 証明 | 削除完了通知 |
倫理審査書類に記載する場合は、
「納品後〇日以内に完全削除」など明記すると安心です。
よくある質問 （FAQ）
Q1. 音声データは納品後すぐ削除されますか？
業者によって異なります。即時削除型と一定期間保管型があります。必ず事前に確認しましょう。
Q2. 削除証明は発行してもらえますか？
一部業者では可能です。研究・医療案件では削除通知の発行可否を確認すると安心です。
Q3. クラウド保存は安全ですか？
暗号化・アクセス制限があれば安全性は高まりますが、保存期間が重要です。
Q4. IRB申請では保存期間の記載が必要ですか？
多くの研究機関で求められます。業者の保存ポリシーと整合させましょう。
Q5. 修正対応後すぐ削除してもらうことは可能ですか？
対応可能な業者もあります。契約時に個別相談するのがおすすめです。